LV. 25
GP 813

【討論】【閒聊】淺談系學會 & 當了一年系學會會長 問都問 (3/28 重發 1F更新)

樓主 小紅帽 shiki527
7 -
先來用羊羊開個場
度的 如題 問都問
我在學店大學當了一整年的系學會會長
現在已經卸任了所以可以來問都問
感覺不只是系上,還滿多人不曉得系學會的運作
我就來針對比較有爭議的點先來拋磚引玉
如果有很多人都問同樣的問題我會再下面整理個
不管你是大學新鮮人被系會殘害所苦還是對系會有興趣想參加的都可以來問都問
不過小妹我最近很懶所以如果回應慢了請見諒

我會依照自己學校的制度下去介紹,如果有規定不一樣的可能是組織章程不同
不過國內大學學生的自治組織架構應該也差不多
畢竟組織章程滿多都是抄來抄去的,不然就是根本沒有

※系費

  系費很明顯是新生一上大學面臨到的第一個問題,明明學費+學雜就已經很多了為什麼還要被系學會撥一層皮?  但是為什麼學長姐又會一直來催繳? 而且繳了又有什麼好處?

我們先從制度面開始下手
先上個我們系的組織章程
    「當然會員」,是一種『概括承受』的資格, 也就是說:「除非特別聲明放棄或不行使權利,否則他就可以享有所有會員應該享有的權利,當然,也應該擔負會員應該擔負的義務。」
     同時,依《大學法第33條》規定:「學生會得向會員收取會費」,這個『得』的意思是再清楚  不過了,就是『可以、卻非必然』,身為會員『當然可以』拒繳會費。而且,即便未繳會費,仍然可以行使『會員的基本權利』,如『發言、提案、表決、選舉、被選舉、罷免等』、『獲得學生會資訊』、『參與活動』等。
    但可能也因『除合理原因外,未繳會費』,而被禁止行使某些權力,例如『擔任學生會幹部』、『使用學生會愗某些設備』與『參加某些學生會舉辦的會議』等。
這邊也補充了關於系學會會費的相關說明((其實我也是剛剛查才知道這麼多的

這邊再補個我自己當年針對系會會費的觀點
  我覺得系學會基本上是沒有強制力可以強迫學弟妹繳錢,說穿了系學會只不過是個"自治性社團";我們是沒有那個權力可以逼迫學弟妹繳錢,畢竟社團的定位就是有興趣的人所組成的Club並不是什麼有實權的委員會。
就因為我們沒有強制力可以強迫收錢,所以我自己覺得系會針對系費要有一個概念就是"要舉辦更棒的活動或是提供更好的服務,讓他們更想繳交這個系學會的會員費,覺得繳了能得到物超所值的待遇";而不是什麼都沒說清楚劈頭就用拐騙的方式要求學弟妹一樣要繳錢來讓我們辦活動。
((不過說真的不說清楚就要大家交錢這也是最省事的方法
而至於要繳交多少這就要看你們的系學會怎麼訂
那由系會的誰來訂? 就看組織章程瞜

=====================================================================
接下來想談的是,那我們平常在做什麼事情?

度的 因為系會普遍給大家的印象應該就是小團體

而且對一般比較沒有接觸這塊的一般學生來說對我們工作的印象最深的大概就是辦活動吧w
畢竟對於系上同學最直接的部分就是活動了
但是我們的工作不僅止於辦活動,活動也只是其中一塊而已
接下來就讓小妹來說個

各系有各系的分組及分工方式,我這邊提供的是我們系自己的工作給大家參考

===============================================================

※系學會的工作 — 日常業務篇

日常業務由各組別來分大略如下

會長/副會長
*決定系會運作方向
舉行期初、期末系大會
*所有系上活動的最終負責人   ((出事了找你就對的意思
*督促各組別日常工作及活動舉行進度
*定期招開幹部例行會議

執行秘書
*督促幹部繳交活動企劃書&成果報告書
*輔佐文書將活動檔本歸檔
*輔佐會長/副會長

活動組
*注意學校運動競賽,並告知各班級
*運動競賽時需組加油團到現場聲援
*運動會系上的統一窗口  ((要參加什麼比賽、大隊缺人找人、啦啦隊比賽...等等

文書組
*例行會議及幹部大小會議的記錄
*活動企劃書、成果報告書的排版與格式設計
*各活動回饋量表的製作及分析

美宣組
設計及製作每月壽星的生日卡
布置系上活動佈告欄及生日牆
協助製作各活動宣傳海報及傳單
協助各活動場地布置


資攝組
拍攝各活動活動劇照,並以班級為單位歸檔
製作幹部介紹影片及通訊錄
管理系上網頁(粉絲專業及校方系上官網的系學會區)

器材組
*負責系會各項設備與器材的清點、保管與維護
*製作系會器材租借單與設備位置圖
*定期清點系會器材
*負責校際、科際場地及各項器材與場地的租借與歸還

財務組
管理系費,並定期公佈財務報表
*規劃年度系學會會費各項目預算

公關組
負責各項活動聯繫事項;包括本科系及外科系各活動聯絡事項
擬定告項活動之邀請名單,並在各項活動中擔任接待之工作
負責本會各項活動之宣傳與各班及活動宣傳
負責製作與發送各項活動之邀請函
負責確認各班級會員資料之確認


※系學會的工作 — 活動舉辦

活動舉辦這部分就要先將活動分成兩大類,由系會主辦或是非系會主辦

系會主辦
如果是由系會主辦那基本上分組就是由各幹部來承接,工作內容就如上述
這種活動通常都是系大會、系學會改選...等

非系會主辦
這種情況就是活動總召不一定是系會的幹部,所以分組會交由總召自行去尋找
但是組員也不限定一定是或一定不是系學會幹部,這部分的分組就完全由總召來定
像是因為我們科系人比較少所以常常會有人員重疊的事情發生
舉例來說就是可能會是美宣長當總召、會長當接待....等

=====================================================================
基本上我們系會一整年就是在各大活動中的籌辦中渡過
中間再穿插一點日常業務,然後偶爾會有系上要我們幫忙一些事情
但是也因為活動再籌辦間的資訊都是幹部間在互傳
班上同學都比較難接受到籌辦的訊息,看到的往往都是結果
長期累積下來就是會有小團體的疑慮QQ


這個系列好久沒更了,我希望我在畢業前還能把僅剩的一些記憶挖出來QQ
我也不曉得總共要寫幾篇,如果大家有比較多問題我才挖得出來OwQ
談完了系費跟我們的工作,我這次想分享一下要如何跟一大群人相處
這篇應該可以延用到生活中很多地方,比如說大家上大學之後超怕的分組報告XD
以下正文開始

===============================================================
團隊合作篇

一.   開會的流程

議程
雖然有點唐突,但是我先從開會這種流程比較死的東西開始吧
我自己在開會前,一定會整理議程給需要出席的人員
根據自己的經驗,議程一般都要有包含以下資訊
1. 開會的時間地點     以供開會人員可以提前知道時間要排開
2. 需出席人員           有時候開會不需要所有人員出席,但是需出席的就應出席;沒來要有代表
3. 需要討論的議題     讓開會人員可以提前準備資料,不要到現場還不知道要討論什麼
4. 臨時動議                留白,這塊是留給開會中途臨時提出的東西,這個後面講
....................................................................................................................................................
基本流程
開會的流程基本上就是依照你訂的議程走,從開場簡介今天開會內容;到開始正式進入討論
討論期間要注意一點的就是請保障所有人的發言都有同樣的份量。
我們在開會的時候,常常因為參入了對特定人的刻板印象,覺得對方就是沒什麼內容,所以就會忽略他的發言,這點要極力避免,因為每個人的意見都是應該給予尊重的。
(我也有遇過提出比較玩笑性質的意見,但是我還是會很認真的把他寫在白板上)

有時候會有人在流程中突然提出跟剛下討論內容不同,但是是很值得探討的問題的話,這時候臨時動議留白的地方就有用了;把那個議題記錄起來待會再一起討論。
開會常常會有這種事情發生,雖然只是一時的點子,但是卻可能是關鍵;但是又因為流程沒掌控好往往只流於討論、沒有結果,這點是很可惜的。
....................................................................................................................................................
討論&表決
當會議討論到一定程度的時候,一定會進到表決這個階段;我自己在進行表決前,會把需要表決的議題再稍微解釋一遍,因為我想確保投票的人都知道自己的選擇是什麼。
如果解釋完表決選項後,大家還是一直再討論的話;我就會放個1分鐘左右給大家自由討論,讓大家的意見可以在充分的理解下摩擦。
....................................................................................................................................................
會議記錄
開會完當然需要會議紀錄了;會議記錄能讓未參加的人員快速了解今日的討論事項
而且日後學弟妹碰到同樣問題的時候,也可以依照前人的經驗做處理

=======================================================================
二.  定期整理報告

在團體討論的時候,不一定都要依靠開會才能讓計畫有進度;有時候會有私下的討論或是群組上的對話。
但是這類型的討論並沒有一定的紀錄格式,很容易討論完只有當事人知道,到要執行的時候又問東問西;所以我自己會定期紀錄計畫目前為止的近況整理,整理的同時也是讓自己了解活動的籌劃過程是不是有所疏漏的地方。

定期的整理事項有助於釐清目前的進度,如果是經營長期的社團那更需要


=======================================================================
三.  團員間的衝突

在團體生活中難免都會有衝突;就算平常相處得再好的同學,在壓力下就很容易有爭執;尤其是如果只是在線上群組討論那更容易發生。

首先先說自己跟組員們的爭執(領頭vs幹部)
我自己有一次的經驗是辦活動的時候,我分配財務組準備獎品;但是我自己又想增加獎項,所以跑去跟財務吵說反正才多50元,是在省什麼這樣。
最後想想我應該尊重財務的決定,畢竟是我賦予它們這個責任的;而且我相信以財務組對於活動整體的金流方向,會比我一個人看得還要仔細;最後我自己就跑去跟財務道歉了。

再來是組員間的爭執
這個比較常見,而且就我遇到的問題都是因為溝通不良所造成的
比方說今天辦活動要借場地,A想去穿堂、因為省錢;B想借教室、因為室內電源容易接
A與B兩個人沒有所謂的誰對誰錯,因為兩個人的目的都是一致的,都是為了活動好
但是又因為兩人各持己見,所以需要第三者客觀的介入;再讓雙方決定是否要交由大家表決
(我不會直接讓大家表決,因為我需要尊重有權決定場地的A與B)

雖然說了這麼多,這邊給個解決衝突的小結論 : 只要當面討論,各退一步去理解並且尊重對方,往往都能解決。

======================================================================
其實還有滿多東西想寫的,但是又很難用文字去形容QQ
不曉得這個系列我會更新到第幾集,我想如果有更多人問問題那我應該會比較有方向



7
-
未登入的勇者,要加入討論嗎?
板務人員:

7580 筆精華,11/10 更新
一個月內新增 13
歡迎加入共同維護。


face基於日前微軟官方表示 Internet Explorer 不再支援新的網路標準,可能無法使用新的應用程式來呈現網站內容,在瀏覽器支援度及網站安全性的雙重考量下,為了讓巴友們有更好的使用體驗,巴哈姆特即將於 2019年9月2日 停止支援 Internet Explorer 瀏覽器的頁面呈現和功能。
屆時建議您使用下述瀏覽器來瀏覽巴哈姆特:
。Google Chrome(推薦)
。Mozilla Firefox
。Microsoft Edge(Windows10以上的作業系統版本才可使用)

face我們了解您不想看到廣告的心情⋯ 若您願意支持巴哈姆特永續經營,請將 gamer.com.tw 加入廣告阻擋工具的白名單中,謝謝 !【教學】